fbpx Използвате ли ефективно електронната си поща? | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи
не

Използвате ли ефективно електронната си поща?

16 Септ. 2004

етикети

Автор
Христо Янков

 

"ЛАЙФ КОНСУЛТ" предлага цялостни WEB-решения за малки и средни предприятия, включващи пълната гама услуги от планиране и проектиране на сайта до изграждане, хостване и поддръжката му.
http://lifeconsult.info?tb - Бизнесът в интернет
консултации, обучение, WEB-решения
Употреба на полетата To, CC, BCC
Поле To (получател): съдържа адреса на получателя. Ако получателите са повече, адресите им могат да бъдат разделени с интервал или
запетайки.
Поле СС (копие): съдържа адресите на тези, до които изпращате копие от писмото.
Съдържанието на тези две полета се вижда от всички получатели на писмото.
Поле ВСС (скрито копие): съдържа адресите на хората, до които изпращате копие, без останалите получатели да ги виждат. Много спамъри предпочитат използването на това поле. Поради тази причина някои от антиспам програмите могат да блокират писма, съдържащи адреси в него.
Поле reply-To: съдържа пощенския адрес, до който да бъде върнат отговорът. Обикновено това е адресът, от който е изпратено писмото, но може да бъде и друг. В повечето случаи това поле не е достъпно за манипулиране от страна на клиента, като стойността му се конфигурира автоматично.
Действия (бутони)
Reply: връща отговор до адреса в полето
reply_To. Обикновено той е идентичен с адреса на подателя, намиращ се в полето from.
Reply All: отговаря на всички адреси в полетата То, СС. Не използвайте този бутон, ако не е нужно всички получатели на писмото да прочетат отговора ви.
Нечетливо кодирано писмо
Ако получите писмо, което не можете да разчетете, не бързайте да отговаряте "Ne se 4ete. Izpratete go otnovo!"
Трябва да знаете, че съществуват няколко различни кодови таблици за кодиране на кирилицата. Най-употребяваните са Cyrillic (Windows-1251) и Cyrillic (KOI8-R). Можете да визуализирате писмото в различните кодови таблици (и да потърсите на коя от тях е писано, така че да го разчетете). Ако четете пощата си он-лайн, това става от менюто View на браузъра.
За Internet Explorer:
View/ Encoding/ Cyrillic (желана кодировка) или
View/ Encoding/ More/ Cyrillic (желана кодировка)
За Mozilla:
View/ Character coding/ Cyrillic (желана кодировка) или View/ Character coding / More/ East European/ Cyrillic (желана кодировка)
За Netscape:
View/ Charset/ Cyrillic (желана кодировка) или
View/ Charset/ More/ Cyrillic (желана кодировка)
Ако работите с мейл-клиент, декодирането става по същия начин.
Отговорът на такова писмо по принцип би трябвало да използва същата кодировка,
но доста вероятно е писмото ви да бъде разчетено на Cyrillic (Windows-1251). За всеки случай включете в началото му един ред на латиница от рода на "chetesh li kirilicata Cyrilli c (Windows-1251) ?", за да се уверите, че всичко е наред.
Subject
Формулирайте ясно темата на писмото, особено когато пишете на непознати. От нея получателят ще се ориентира за съдържанието му. А в нашето забързано време и нарастващия брой на получаваните писма, много хора решават дали да прочетат, или да изтрият дадено писмо, ръководейки се само от темата му.
Форматиране
Пишете кратки писма.
Ако трябва да изпратите обемна информация, прикрепете я към писмото като (прикачен) файл.
Разделяйте текста на писмото на кратки параграфи, което го прави по-лесно за четене.
Ако имате възможност, настройте дължината на реда да не надхвърля 60-65 символа.
Не използвайте само главни букви. В Мрежата това е еквивaлентно на крещене.
Включвайте в текста на писмото си и (част от) текста на старото писмо, на което отговаряте в момента. Това помага на получателя да се ориентира по-бързо в ситуацията.
Ако изпращате линкове към страници в интернет, можете да ги направите активни, като поставите http:// пред адреса им.
Изпращане на HTML, RTF - форматирани писма
Тази техника засилва ефекта на писмото и се използва при директния маркетинг, промоционални писма или електронни бюленини. Не използвайте такова форматиране, ако не е наложително, защото доста увеличава обема на писмото. Проверете опциите на пощенската си кутия (мейл-клиент), където е възможно по подразбиране да е указано точно такова форматиране.
Изпращане на прикачени файлове
Когато изпращате такива файлове, добре е същите да бъдат архивирани в един файл. Това, освен че намалява обема на предаваната информация (изразходва по-малко място в кутията на получателя), позволява и по-бързото сваляне на файла от получателя.
Общи препоръки

1 Никой не обича да чака. Отговаряйте бързо на получените писма. Това означава, че редовно трябва и да проверявате пощата си.

2 Почиствайте редовно пощата си от ненужните писма, защото те изразходват от лимита и.

3 Пазете архив на служебната си кореспонденция
Включвайте данните на контрагентите си в адресната книга, където ще ви бъдат винаги под ръка, когато решите да им пишете. Така ще можете да адресирате писмото си лично до получателя, като няма опасност да сгрешите име, длъжност или титулуването му.
Изпращане на картинки
като прикачени файлове
Ако прикачвате картинките директно към писмото, някои пощенски кутии ще ги отворят и евентуално визуализират в браузъра. По-добрият начин е да ги архивирате. Така те гарантирано ще бъдат получени като файлове.
Изпращане на вградени картинки
Не всеки ще може да ги види, защото много хора четат пощата си оф-лайн. Още повече, че някои WEB-базирани пощенски кутии може да блокират визуализирането на картинки или да ги покажат като прикачени файлове към писмото.
Sig file
При фирмена кореспонденция е добре в края на изпращаните от вас писма да "прикачите" свои координати за връзка в размер на няколко реда, съдържащи име на фирмата, адрес, сайт, телефони за връзка. Тези данни обикновено се съхраняват като отделен файл, който автоматично се прикача към писмото и се нарича sig file. Не включвайте прекалено лична информация в него.

Този списък е съставен на базата на собствения ми опит в он-лайн комуникациите. Можете да допълните списъка или да споделите своя опит, като ни пишете на адрес hristo_yankov@LifeConsult.info. Прочетохте ли статията "14 грешки, които не бива да допускате в служебната си кореспонденция"? Ако не сте - потърсете юлския брой на списанието