Управлявате производствена компания, създадена от вашите родители преди 20 години. До преди две години компанията оперира нормално – приходите са съпоставими с предходните години, броят на служителите също, процесите са ясни, всеки знае какво да прави, на кого да се отчете и с кого да се посъветва, когато възникне проблем.
В последните две години обаче секторът бележи сериозен ръст и това неминуемо се отразява и на вашите продажби. Първоначално сте обзети от еуфория, приходите растат главоломно и всички се чувстват сигурни и доволни. Оказва се обаче, че служителите вече не стигат и се нуждаете от още хора. После още и още… И в един момент настъпва хаос ….. Та вие дори не знаете колко служители работят в компанията ви! Не сте наясно кой на кого е подчинен и какво точно прави. Ежемесечно превеждате заплати, плащате все по-големи суми за доставка на материали и суровини. И в момента, в който си вдигате главата, виждате печалба, съпоставима с тази преди години, когато сте разполагали с 10 служители и сте имали ¼ от настоящите си приходи. Тогава си казвате: Какво става? Получавам ежегодно милиони, а накрая се оказва, че печалбата ми е нищожна. Вложих толкова инвестиции и труд – къде греша?
Следват безброй тежки съвещания, но уви - мениджърите ви също са объркани, служителите са много, процесите сложни, а на ви липсва ефективност и контрол над случващото се. Тогава разбирате, че няма да се справите с текущата оперативна работа и решението на този проблем сами. Спомняте си за материали, изпратени от консултантска компания, специализирана в оперативния анализ и оптимизация. Решавате се, доверявате се и им възлагате задачата. Със съвместни усилия, след няколко месеца, стигате до корена на проблема и създавате нова организация на работа в компанията, дефинирате приоритетни области за подобрение и ясна стратегия за развитие на бизнеса ви в следващите 5 години. Сега вече можете да спите спокойно – всички факти са проверени, конкуренцията е зад вас …. бизнесът ви е в сигурни ръце. Защото умението да управляваш, е и умение да се възползваш от знанията на подходящите експерти. В тази връзка, нека да разгледаме по-отблизо същността на управленското консултиране и основните принципи при избора на опитни и надеждни консултанти.
Най-общо, можем да разграничим две насоки на приложение на консултантските услуги
Подобряване на оперативната ефективност – включва анализ, оптимизация и реинженеринг на бизнес процеси, дизайн на организационни структури, управление на бизнес представянето, управление на финанси, ИТ и ЧР, и др. Целта е да се подобри цялостната оперативна ефективност на компанията, технологичната обезпеченост, мотивацията на персонала и др., така че компанията да подобри финансовите си резултати и своята конкурентоспособност на пазара.
Стратегическо управление – насочено е към дългосрочно планиране на развитието на компанията посредством изготвяне на бизнес стратегия и привеждането й в действие. Респективно стратегията предопределя хода на всички последващи действия на компанията, като например оптимизиране на веригата за доставки с цел минимизиране на времето за изпълнение и разходите на компанията, навлизане на нови пазари, дю дилиджънс с цел продажба и др.
При избора на консултанти, е най-добре да се водите от принципа „value for money“ или „консултантски услуги с добавена стойност“
Те обикновено не са евтини, но това се дължи на факта, че те се предоставят от екип от доказани специалисти в съответната област, чийто опит и познания са ключови за успеха на консултантския проект.
На второ място, изборът на консултанти следва да се случи в подходящия за вашия бизнес момент. По-долу ще разгледаме примери за подходящи случаи за прибягване до помощта на външен консултант. Сред тях са:
Разрастване. Бързото и/или непланирано разрастване често поражда затруднения с управлението на компанията, като липса на ясни роли и отговорности на служителите, тромава организационна структура, неефективна вътрешна комуникация и контрол и др. В тези случаи външният консултант ще ви помогне да подредите компанията и да осигурите гладкото й функциониране.
Обективен външен поглед. Поради дългогодишния си опит в компанията и изградените междуличностни отношения, управленските екипи на компаниите често губят своята безпристрастност и не съумяват обективно да разграничат проблемите. За разлика от тях, външният консултант е в състояние да предостави обективна оценка на база на добрите практики без да се влияе от установените вътрешни правила и лични отношения със служителите в компанията. Ако например, желаете да въведете нов вид управленска отчетност в компанията, а Вашият мениджмънт твърди, че досегашният начин на работа е най-удачен, външният консултант ще Ви предостави реална оценка на ситуацията и ще Ви посъветва за оптималният вариант при водене на управленска отчетност.
Специфичен експертен опит. Освен с тясна специализация в областта си, членовете на консултантските екипи разполагат и с много силни аналитични умения и опит в множество компании от различни индустрии. На тази база, те са в състояние да предложат специфични решения, съобразени със спецификата на клиента и индустрията му. Така например, ако имате проблем с внедряване на ИТ система, а изпълнителят ви уверява, че нищо не може да се направи, консултантите, които отлично познават вашите бизнес нужди и възможностите на системите, ще ви съдействат да получите оптималното решение, при това на справедлива цена. Защото тяхната роля е да защитават вашия интерес.
Трансфер на ноу-хау. Трансферът на знания и умения от специализирания консултантски екип към служителите на компанията е особено ценен, тъй като по този начин се изгражда вътрешен капацитет за последващо самостоятелно решаване на проблемите, за които първоначално са били наети консултантите. Това е допълнителен положителен ефект за сметка на първоначалната инвестиция в консултанти. Например, консултантският екип би могъл да разработи система за бюджетиране, с която да планирате приходите и разходите си за следващия период. След изготвяне на модела за бюджетиране, служителите Ви ще бъдат обучени, така че те да са в състояние да адаптират модела ежегодно и да прилагат наученото след прекратяване на съвместната Ви работа. Липса на вътрешен капацитет – В някои случаи, компанията е напълно наясно с проблемите си и мерките, които следва да бъдат предприети. Проблем обаче се явява вътрешният капацитет за влагане на време и ресурси в определена дейност. В тези случаи, ползването на консултанти е особено полезно, тъй като се осигурява възможност на компанията за реализиране на желаните проекти без това да претоварва служителите или да нарушава текущата оперативна дейност на компанията.
Управление на промените – При въвеждане на нови стандарти, промени в начина на работа, промени във вътрешния ред и др. често възниква съпротива от страна на персонала, а понякога и на мениджмънта. С цел по-плавното въвеждане на вътрешни промени или предприемането на непопулярни мерки, могат да бъдат използвани външни консултанти за управление на промяната. Консултантите разполагат с авторитет и не са ангажирани с вътрешнофирмените отношения, което запазва тяхната неутралност, обективност и принципност при изпълнението на възложения проект. Ако например, въвеждате нова система за възнаграждения и мотивация на персонала, неминуемо ще има служители, които ще останат недоволни. Представянето и аргументирането на системата от външен консултантски екип е удачен начин за справяне с вътрешната съпротива и минимизиране на риска от провал. В заключение ще кажем, че управленското консултиране е подходящо средство за справяне с проблемите в управлението на компанията, което се осланя на доказани световни практики и методологии. Организациите, прилагащи добрите практики на управленското консултиране са доказано по-стабилни, успешни и с ясна визия за своето бъдещо развитие.
www.next-consult.com
