Внимание! Принтерът може да се окаже удобна врата за хакери

В модерната офис среда мултифункционалните устройства вече не са просто принтери или скенери – те са пълноценни мрежови компютри, които обработват и съхраняват чувствителна информация. Затова те трябва да бъдат защитени със същата сериозност, с която се защитават лаптопи, сървъри или мобилни устройства.

Brother предлага цялостна екосистема за защита на печата, сканирането и достъпа до устройствата, но за максимална сигурност организациите трябва да приложат и ясни вътрешни политики. В следващите редове можете да се запознаете с решенията на Brother, интегрирани във всички актуални продукти на марката за работа с документи, както и с допълнителни препоръки за по-добра сигурност при печат и сканиране.

Цялостната стратегия за защита включва работа в няколко направления: контрол на достъпа на служителите до определени функции, защита на мрежовия достъп и криптиране на предаваните данни, както и подходящо обучение на служителите и проследяване на тяхната работа с устройствата.

Контрол на достъпа – само за оторизирани служители

Функции като Settings Lock и Secure Function Lock позволяват администраторът да ограничи кои потребители имат право да печатат, копират или сканират. Така е много лесно да се осигури конфиденциалност на документите и те да бъдат получавани при устройството само от оторизирани потребители. Това се случва посредством идентификация чрез PIN или NFC карта и така всяко действие се проследява и записва в регистър.

Благодарение на тези възможности е лесно да бъде въведена политика „Follow-Me Printing“ – документът се отпечатва, само след като потребителят се идентифицира физически на всяко печатащо устройство в офиса. Това дава възможност за разпечатване на конфиденциални документи само след идентификация, а и елиминира риска от забравени разпечатки.

Защита на мрежовата комуникация

Brother устройствата поддържат протоколи за мрежова сигурност като IPSec, SNMPv3, WPA3 и 802.1X, което позволява интеграция в корпоративни мрежи с високо ниво на защита. За да не стане принтерът „заден вход“ към мрежата следва те да бъдат използвани с приоритет. Същевременно може да бъде забранен достъпът през Wi-Fi и USB порта, ако не се използват. Друга добра препоръка е фърмуерa на устройството да бъде обновяван редовно. Brother използва само цифрово подписани обновления, които не позволяват подмяна с компрометирани версии.

Сигурен обмен и архивиране на документи

Сканирането и споделянето на документи крие риск от прихващане или неправомерен достъп. Дори такъв документ да попадни в неподходящи ръце, има начини той да остане заключен. Това може да стане със сканиране във формат Secure PDF – всеки сканиран документ се заключва с PIN. Също така може да се зададе автоматична настройка за изтриване на неосвободени задания за печат – за да не остават документи в паметта на устройството.

Повишаване на културата на сигурност

Технологиите са важни, но хората са ключовият фактор. И за съжаление точно те най-често се оказва слабо място и „врата“ към корпоративната мрежа и данни. Затова е добре да:

✅ Обучите служителите да не оставят чувствителни документи на споделени устройства.

✅ Използвате водни знаци и маркировки върху конфиденциални документи – това възпира злоупотреби.

✅ Преглеждате логове и отчетите за печат и сканиране – Brother предлага инструменти като BRAdmin, Secure Function Lock и Secure Print Advanced за мониторинг, които лесно ще ви покажат дали няма злоупотреби при използването на устройствата. По този начин ще можете да проследявате и използването на консумативите и да планирате покупката им по-точно.

Заключение

Сигурността не е еднократно действие, а постоянен  процес. Brother предоставя стабилна основа с решения за идентификация, криптиране и управление на достъпа, но истинската защита се постига чрез комбинация от технологии и ясни правила. Ако организацията приложи и двете, печатът и сканирането могат да бъдат напълно безопасни дори в споделени работни пространства.