За дигиталната трансформация се говори много. Организират се конференции, медиите също проявяват нескрит интерес. Има нещо "секси", "пош", "модерно" в използването на това словосъчетание. Но истината е, че зад него се крие голяма доза неразбиране, страх и липси - и в малкия и в среден бизнес, дори при големия. Конкретната реализация на дигиталната трансформация е бавен, труден и невинаги добре осъзнат процес. Кои са основните спънки и как да опитаме да ги преодолеем, за да се случи трансформацията ни по възможно най-плавния, безпрепятствен и устойчив начин.
Кой?
Много е важно поне един, по възможност няколко души на различни ключови позиции в нашата организация да имат ясно разбиране за случващото се, тенденциите, новите технологии. Това е най-важният фактор за успеха на всяко бизнес начинание, както е добре известно. Ако Вие самият, като мениджър на високо ниво или собственик нямате усещане, че сте правилният човек, то е много важно да се огледате и намерите най-подходящият такъв в екипа или да наемете нов служител с талант в посока новости и технологии.
От една страна е нужен тех-визионер, който ще състави план, ще предложи решения, ще намира правилните партньори. От друга е нужен и силен технически подготвен човек, който ще работи директно в посока осигуряване на максимална сигурност на всички дигитални канали, мрежова сигурност, а същевременно достъпност и гъвкавост. Тези две роли в екипа са ключови и е много важно хората зад тях да осъзнават отговорността си, нуждата от екипна работа и мисията си в цялото развитие на бизнеса, без значение в кой сектор е той, в бъдеще.
Нека е ясно от самото начало - трансформацията ще обхване всеки във фирмата - естествено от собствениците и ръководителите, до най-ниските звена. Риск носи не-въвличането в процедури и норми на всеки от екипа. Ясно е, че промишленият шпионаж, например, би разчитал силно на некомпетентността в технологично отношение на помощния персонал в офиса ви.За жалост именно тук повечето компании се провалят. Липсата на усет за промяната и визионерство у ръководството често е спирачка. Навикът, установените правила, успехът в момента понякога подлъгват, че промяна не е нужна или може да бъде отложена и нещата, в дългосрочен план, не се развиват добре.
Как?
Най-вероятно голяма част от екипа би се съпротивлявал и не би било много лесно да се убеди в ползите и необходимостта от всички нововъведения.Добрият подход за преодоляване на съпротивата включва от една страна съставянето на строен план, по който да се случва всичко, а от друга - спазването му от всички въвлечени.
В този смисъл все по-често към договорите на служителите се изготвят подробни изисквания и правила и за поведение в социалните мрежи, с аспекта Employer branding, дори и в извън работно време, правила за снимане в офисни и производствени пространства и споделяне на тези снимки онлайн, правила за достъпване на служебна електронна поща на мобилни устройства, поведение в различни форуми и онлайн дискусионни групи, дори до профилни снимки, изказване на лични политически пристрастия и други. За всички аспекти на чисто професионалното поведение в рамките на работно време и физическа локация (офис, производство, търговски обекти на фирмата) в допълнение всичко това може да е и по-строго.
Въвеждането на конкретните нововъведения, изисквания, ограниченият е добре да стане и писмено - с ясно разписани правила, но и с обяснения, обучения, семинари, интегриране на темата към екипни събирания, тийм-билдинг или други форми. Разбрани правилата и опасностите, които се крият при неизпълнението им са много по-лесни за възприемане и следване.Подробните правила могат да са единни за всички, да имат комуникационна и техническа части, но за различни отдели биха могли да имат допълнения - като например за финансовия, маркетинг, ИТ и търговските отдели.
Кога?
Разбира се нужно е тази трансформация да започне още сега и да не се отлага и с ден. Понякога "ще започнем скоро" отнема прекалено дълго време. А промяната не само "чука на вратата ни", тя вече е тук. Служителите вече са онлайн през цялото време от мобилните си телефони, дори да нямаме Интернет в офиса, което е твърде малко вероятно. Файлове и с оферти, но и с още по-чувствителна информация за фирмата се препращат по всевъзможни начини - споделени облачни сървъри, социални мрежи, съмнителни понякога пощи и устройства с незащитен достъп. Самите устройства се чупят, а в по-лошия случай и крадат, къде от гамени, къде от предварително заинтересовани от информацията на тях лица. Всичко това е нужно да се знае, че се случва 24/7/365 и взимането на мерки за безопасност следва да започнат да се взимат още сега, без отлагане.
Списък с основни задачи
Да обобщим кои са основните задачи за старта на дигиталната трансформация във Вашия бизнес:
1. Подберете кой ще е движещото лице
Нужна е основната фигура, която ще планира и реализира всички дейности. Изберете проактивен и технически ориентиран човек от екипа си или намерете външен такъв. Не възлагайте това на консултантска фирма, защото тук е от изключително значение познаването на спецификите на бизнеса за подбор на адекватните действия. Около основния човек подберете екип, в който включете отново достатъчно технически добре подготвени специалисти от различните си отдели. За някои от тях ще е нужно посещение на обучения и семинари - не го спестявайте. Този екип е сърцевината на прехода ви към модерна фирма и е добре да има адекватна подготовка.
2. Съставете план и действайте по него
Нека екипът, воден от основния ви ръководител изготви план, който да включва дейности, етапи, времево разположение, финансово изражение и въвеждане в ход на всичко това. Звучи сложно, но не е. Би могло да се сведе до документ от няколко страници. Важната част тук е изпълнението. За жалост по-често планът остава разпечатан в някоя папка и това напълно го обезсмисля.Желателно е всяка задача, освен срок да има и отговорник, а за цялостното изпълнение да отговаря в крайна сметка основната фигура, натоварена с цялостната трансформация.
3. Планът следва да има точна времева рамка
Да стартира още от сега, но да е реалистично положен във времето - нито прекалено оптимистичен, нито прекалено разточителен във времето.
И най-важното - без паника. Има достатъчно информация онлайн. Има и достатъчно подготвени хора за този тип задачи. С доверие, конструктивно и последователно — задвижете дигиталната трансформация в своята фирма още сега. И нека силата бъде с Вас!
