Продавачите са една от най-важните брънки във веригата на търговията. Много често именно при тях се получава пропукване на системата и продажбите не носят резултати, които бихме искали. За да се направи по-ефективно използването на работното време от продавачите, първата стъпка е да се определи как да се структурира работният ден. Продавачът трябва след това да направи подробен анализ на собствените си действия. Те могат да бъдат разделени на производителни и непроизводителни дейности. Ето някои, които биха могли да се включат в първа група:
- продажбено представяне; - справяне с възраженията и проблемите на клиентите; - проверяване списъка с желанията на клиентите; - осигуряване на стоковите запаси според търсенето; - поставяне на промоциите на вниманието на клиентите; - телефонни разговори за срещи и поддържане на контакти с кли¬ентите; - водене на сметките на клиентите; - проверяване при други служители на фирмата за схемата на доставките; - подготовка за демонстрация; - поддържане контакти с постоянните клиенти;
Отчитането пред фирмата като сума от отчетите за посещенията е непроизводителна дейност, която много шефове очакват да се направи през личното време, т.е. в извънработното време. Други дейности, които спадат към непроизводителните, са: шофиране или пътуване до мястото на клиента (неговия дом или офис); изчакване за среща с клиента; обаждане на някого, който не е клиент, но има влияние върху решението за покупка; въвличане на клиента в разговор; провеждане на интервюто; обаждане на клиенти, които са заети или с които не е осъщест¬вен контакт; вършене на писмена (отчетна) работа.
Следващата стъпка след идентифицирането и категоризирането на различните видове дейности, е да се определи най-доброто време в течение на всеки работен ден.
След прегледа на собствените си дейности продавачите трябва да елиминират излишните дейности, които въобще не трябва да се вършат и да дадат приоритет на дейностите, основаващи се върху про¬даването, а не върху неотложността. Трябва да определят начина за увеличаване производителността на важните дейности (въвеждане съкращаване на времето, групови еднородни екипни дейности, поставяне на срокове, стандартизация). Добре е да разработят схеми за деня (за седмицата) и да планират процедури за подготвяне на утрешни посещения като прегледат специфичните нужди и желания на клиентите и характеристики на продажбените ситуации.
Важно е да планират целите на продажбените посещения чрез прег¬лед на продажбените планове на клиенти. Да се подготвят за продажбените представяния и разиграване на демонстрации.
Нека увеличат времето за продаване. Например може да се нама¬ли времето за обяд (30 мин.), писмената работа да е след работното време и най-много до 3 часа седмично. Ако се концентрират върху проблема, продавачите могат да направят промени в начина си на продаване. Една обикновена промяна за удължаване на работния ден е да се работи повече ча¬сове. Продавачите в гъсто концентрирани градски области могат да започват в по-ранните часове или да се връщат вкъщи по-късно, за да избягват натоварения трафик на коли сутрин и вечер.
Времето за чакане сутрин може да се използва за преглед на продажбените планове по клиенти, а вечер - за изготвяне на отчети. Продавачи, чиито клиен¬ти са разпръснати в широки географски зони, започват своя път по време, когато клиентите са вече на собствените си работни места. Нерядко се срещат и продавачи, които тръгват от къщи в неделя вечер, вместо в понеделник сутрин. Но да се работи по-дълго за успеха на продажбите, не е цел на управлението на времето. То е насочено към по-ефективното му използване. След анализирането на типичен рабо¬тен ден продавачите могат да открият, че в действителност има пра¬хосване на времето.
