Можем да оприличим „онбординга“ на танц, който изисква синхрон, добро планиране и ясна комуникация. Но, както при всеки танц, един погрешен ход може да доведе до залитане и падане. В бизнеса, обаче, това може да означава загубено време, ресурси и демотивирани екипи.
Преди година Българската асоциация за управление на хора (БАУХ) проведе проучване, което посочи, че една четвърт от компаниите нямат писмена политика за встъпване в длъжност на новонаетите. Повечето работодатели не разполагат със солидни индикатори за измерване ефективността на своя онбординг. Те имат обща представа колко им струва обучението „на входа“, но как инвестицията се възвръща във времето, се измерва по-скоро интуитивно, а не на база обективно събрани и анализирани данни.
Процесът е структуриран по различен начин, но общото ниво на дигитализация е средно, а контактът лице в лице - значителен. На този фон как фирмите и новите хора могат да превърнат обикновената подготовка за работа в каскада от грешки? Ще разкажа няколко истории, за да визуализирате по-добре.
(Онбординг е процесът по въвеждане на новия служител в работния процес.)
1. Недостатъците на компанията: Хореография от пропуски
Процесът по въвеждане е критичен за успешното интегриране на новите колеги, но когато работодателят допусне неточност, резултатът може да бъде доста забавен (и понякога малко неудобен).
- Сам в клуба: Солото на дигиталния хаос
Наемате Ваня с вълнение и очаквания, но всичко тръгва наопаки още от първия ден. Тя е оставена сама да се лута из офиса, като трябва да се запознае с тонове инструктажи на хартия. В документите има неясни термини и съкращения. Това, което Ваня не знае, е, че тези инструкции са написани преди пет години и отдавна не отговарят на реалността. Тя стриктно следва всяка стъпка, дори когато интуицията ѝ подсказва, че нещо не е наред. Накрая, след дни на опити, тя създава нещо напълно ненужно – автоматизиран процес, който на всеки час изпраща приветствени имейли до всички клиенти. В резултат, цялата база от контакти е залята с „поздрави“ от Ваня. Докато някой открие проблема и спре „успешния“ ѝ проект, останалите продължават да действат, напълно забравили за новото попълнение.
- Танцът на изгубените: зациклили пред огледалата в репетиционната
Но хаосът не спира дотук. Петър и Георги тъкмо са постъпили в огромен завод за автомобилни части. След кратка обиколка из предприятието, двамата са оставени сами, за да започнат работа в определен сектор. За съжаление, след обедната почивка те се объркват и се озовават в съвсем различен цех. Там те се запретват да вършат задачи, които не са свързани с тяхната експертиза. Час по-късно супервайзорът ги намира и с усмивка ги връща на правилното място. По пътя леко сконфузено той им обяснява, че ще препоръча на отдел „Човешки ресурси“ занапред да поставят GPS на новобранците.
2. Стъпки извън ритъма: Гафове, които няма да забравите
Процесът по опознаване на компанията и работата несъмнено е вълнуващ като представление на Болшой театър. Но понякога и последно дошлите колеги могат да допуснат пропуски, водещи до забавни ситуации. Ето две истории, които ще ви накарат да се усмихнете:
- Хотелски валс или злочест пирует
Ани започва работа на рецепцията в бутиков хотел и още в първите дни остава единствена на смяна. Тогава пристига важен гост, когото трябва да регистрира и настани. Тя се старае да си спомни всички стъпки за въвеждане на данните му в системата. След като успешно приключва процеса, изпраща господина към стаята и се чувства облекчена, че е свършила всичко правилно.
Само пет минути по-късно Ани получава обаждане от него: „Госпожице, дадохте ми помещение без изход. Как да изляза?“ Учудена, тя го пита дали е огледал за врата. Гостът обяснява: „Виждам врата към банята, още една за гардероба и трета, на която пише „Не безпокойте“. Ани, неопитна и объркана, отговаря: „Моля, останете там, ще изпратя техник да провери.“
Всъщност стаята си има нормална врата, през която гостът е влязъл, но Ани не била упражнила всички ситуации с клиенти по време на обучението. Тогава успокоявала приятелката си в чата след раздяла с гаджето. А сега проблемът се оказва просто липса на обяснение и подготовка – а не липса на изход.
- Олимпийски брейкденс: Когато креативността обърка синхрона
Димитър, тъкмо нает като програмист в компанията, се впуска с ентусиазъм в първата си задача. В опит да покаже иновативен подход, той пише сложен и изключително „креативен“ код, без да следва обичайните корпоративни стандарти, представени му по време на тренинга. Когато старшият програмист иска да прегледа работата му, прекарва два часа, опитвайки се да разбере какво точно се случва. Накрая Димитър осъзнава, че добрият код не е просто въпрос на творческо мислене, а и на сътрудничество и спазване на установените практики, за да може всеки в екипа да разбере и поддържа написаното.
След тези истории се връщам към аналогията с изкуството на танца.
Помислете за онази песен, на която сте били на дансинга с партньор, знаещ стъпките и проявяващ внимание към вашите. Докато ровите в приятни спомени, вмъквам, че времето за наемане на нов човек е средно 125 дни. Тази статистика вероятно няма вид на чувствено танго. Допълвам и още малко цифри, за да засиля това усещане.
- През първите шест месеца се очаква новите служители да могат да допринесат само с 40% от пълния си потенциал. Това не е ли като да имаш супергерой без сили, който плахо стъпва на сцената? - Току-що започналите в компанията са по-склонни да останат в нея, ако имат ментор. Така че, ако нямате такъв, всъщност май оставате сами. - Най-успешните въвеждащи програми са в състояние да повишат задържането на неопитните с 25%, т.е. дават ви една четвърт по-висок шанс да не ги подгоните ужасени още в началото. - Онбордингът може да увеличи ангажираността на служителите с цели 82% - или си предоставяте 82% по-голяма вероятност да ви чуват, когато им говорите. - Отнема средно 5 дни, за да може неотдавна наетият да се почувства комфортно на работа. Оказва се, че всеки „новак“ преживява петдневен първи учебен ден. - Средностатистическият току-що назначен прекарва 10% от времето си в четене и попълване на документация по въвеждане. Знаете ли, че това е достатъчно време, за да попълните формулярите по създаване на малка държава?
Резонират ли вече във вас неприятни акорди и спомени от настъпване по малкия пръст? А на какво ни учи всичко това? Ако искаме да танцуваме синхронизирано, трябва да се уверим, че всички знаят стъпките и ги изпълняваме заедно.
Днешната работна сила изисква дигитално, персонално и оригинално изживяване. Процесът по онбординг е първата ни възможност да окажем влияние. Вместо да го занимаваме с попълване на документи или поставяне на отметки в квадратчета, новият колега трябва да извършва действия, които му носят смисъл, свързват го с колегите и му дават възможност за успех от самото начало.
За да не се изгубим в лабиринта от грешки и неразбиране, е важно да инвестираме време и ресурси в структуриран, игровизиран и съвременен процес по въвеждане. Следва да го разпишем по дни, седмици, месеци, години, за да го превърнем в красива пиеса в няколко действия. Нужно ни е да определим отговорници и да изберем инструменти (тренинги, уъркшопи, симулатори, тестове и т.н.), с които ще градим теория и практика. Щом зададем параметри, ще знаем кога приемаме, че новите в екипа са достатъчно обучени и готови за работа в реална среда. Ключови са ясната комуникация, добре подготвените ментори и реалистичните очаквания. Така не просто намаляваме риска от провал, а и увеличаваме шансовете за успешна и дългосрочна ангажираност. Със сигурност, при нарастващия брой отворени работни места и предизвикателствата по задържане на професионалисти, времето за трансформация е именно сега.
