fbpx Модерно управление на процесите във фирмата | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

Модерно управление на процесите във фирмата

ERP системите вече са много по-достъпни

Модерно управление на процесите във фирмата

Можем ли без ERP софтуер? Простичкият отговор на този въпрос е, че компания която иска да се развива по пазарни механизми не може да си позволи да работи без интегриран софтуер.

Божидар Крапчев, управляващ партньор, LLP Dynamics България

Ако преди 10 години пазарните условия в България позволяваха работа с огромни маржове, които защитаваха липсата на навременна информация за себестойността на продуктите и услугите, това вече е невъзможно. Ако тогава липсата на разнообразие от стоки беше гаранция, че е достатъчно да започнем да продаваме нещо на пазара, пускаме реклама и то веднага се купува, днес конкуренцията на бизнеси, стоки и пазари кара мениджърите да търсят много по-голяма гъвкавост. Митът за ниската работна ръка и високото качество, и производителност в България се срина почти както и пазарът на недвижими имоти. В момента всички производители от всички браншове се съобразяват с необятните възможности като цени и производителност на фирмите от Китай. В пъти нараснаха разходите за заплати на персонала и цените на суровините.

Контролът на разходите, оптимизирането на процесите, контролирането на себестойността – това са ключовите предизвикателства пред всеки съвременен мениджър
Бавно отминаващата криза направи нещата още по-трудни. Само през последните две години сме свидетели на фалита на повече от 3000 действащи бизнеси, компании, които бележеха страхотни печалби само година две по-рано. Ако можем да открием нещо общо между тях е липсата на ERP системи в тези компании.

Преди 10 години ERP беше непознат термин за българските мениджъри. Единствените компании, които внедряваха тези системи бяха клоновете на чуждите компании в България. ERP системите бяха големи, сложни, тромави и скъпи. Внедряването им отнемаше години, а всякакви промени в бизнес-модела на компанията изискваха сериозни допълнителни инвестиции в адаптиране на софтуера. Всичко това започна да се променя изключително бързо с агресивната поява на нови играчи на този пазар. Може би най-сериозно влияние за това оказа навлизането на Майкрософт на този пазар със закупуването на четири продукта и променяйки завинаги представата за ERP. Днес ERP системите са много по-достъпни, по-лесни за работа, интегрират се с другите системи, които се използват, внедряват се по-бързо. Ето фактите, които характеризират съвременните ERP системи:

Кой има нужда от ERP?

През 2000 г. едва 60-70 фирми в България (почти изцяло чужди) имаха внедрена интегрирана система. Днес има над 1000 завършени внедрявания във всички браншове. В последните 3-4 години почти изцяло доминират българските компании, занимаващи се с производство, дистрибуция и търговия на едро, управление на вериги магазини. Най-активни са средните компании с персонал между 80 и 300 служители. Често тези компании не са в София или някой от големите градове.

Кое е ERP софтуер?
Има множество софтуери на пазара, които се титуловат ERP. Не е достатъчно да съберем 5 програмиста, да създадем някакъв продукт и да го наречем ERP. Две са основните характеристики на ERP системите – едната е, че тези системи обхващат всички процеси в една компания – покупки, продажби, персонал, складове, движения на материали, производство, експедиция и счетоводство в единна среда с възможност за предоставяне на незабавна информация. И втората характеристика е, че тези системи управляват посочените процеси, а не просто да ги регистрират (например в счетоводен модул – дебит/кредит). Управлението на процесите позволява проиграване на различни варианти и вземане на информирано решение преди настъпването на дадено събитие, а не след него. Един елементарен пример в това отношение би било оценка на себестойността на дадено изделие ако бъде произведено в различни количества, с различни материали с цел постигане на по-конкурентна цена за определен клиент или пазар.

Колко струва ERP?
Три са основните компоненти, които определят цената на една ERP система – лицензи за софтуера, такса за получаване на нови версии (обикновенно % от стойността на лиценза) и консултантски услуги за внедряването на софтуера. Повечето реализирани сделки в последните години за внедряване на ERP-системи в средни компании като цялостна инвестиция варират между 50 и 150 000 евро в зависимост от сложността и мащаба на внедряването. Само преди 10 години размерът на инвестициите за подобна услуга се движеше в порядъка на няколко стотин хиляди евро за един проект.

Финансиране на ERP проекти
Вече е възможно и получаването на целево финансиране за внедряване на ERP системи от европейските фондове. Има спечелени няколко проекта по програмите Технологична модернизация и внедряване на стандарти по качество. От месец май тази година има и специално подготвена програма за финансиране конкретно на внедряване на ERP системи.

Внедряване
Чрез технологичното усъвършенстване на ERP системите се наблюдава ефект към сериозно съкращаване на времето за внедряване. Наблюдаваме все по-често цялостни внедрявания, които завършват в рамките на 4 до 6 месеца. При по-сложни производствени компании внедряването може да продължи и до 8-12 месеца. През последните години този процес се ускори в пъти. Все пак е важно да се отбележи, че внедряването може да бъде и изключително болезнен и продължителен процес за тези компании, за които ERP проекта не е иницииран от висшия мениджмънт. ERP системите носят промяна в начина на работа на една компания и естествената резистентност на служителите към промяна е основния фактор за неуспешни или по-продължителни внедрявания.

Ефектите от ERP
ERP системите са средство в помощ на висшия мениджмънт. Наистина, в много случаи те помагат и на служителите да не въвеждат информация ръчно и времето за обработка на информация се намалява. Но преди всичко ефектът от тях е достъп до управленска информация незабавно и възможност за контрол. Фирма без ERP система, например, научава себестойността на произведения продукт до 40 дни след продажбата му – тогава, когато счетоводният отдел „приключи“ месеца (обикновено около 14-то число на месеца за предходния месец). В 21-ви век подобно закъснение е недопустимо! Днес мениджърите искат да знаят на момента каква е най-ниската цена, която може да предложи за продукцията си на клиента, за да не отиде той при конкуренцията.

За много фирми вече е немислимо да губят пари от липсата на контрол над материалите. Точно този контрол се осигурява по изключително ефективен начин от ERP-системата. Огромните наличности от залежали материали (често на стойност милиони левове) са на практика директна загуба на пари за компаниите. Невъзможността да се планират реалните потребности от материали и същевременно страха от дефицит на такива при стартирани производства са основната причина за такова натрупване. Невъзможността да се управляват технологичните остатъци и да бъдат следени е друг основен фактор, водещ до подобни „лоши“ наличности.

Проучвания сред компании с внедрени ERP-системи показват намаляване на разходите за закупуване и управление на материалите между 15 и 25%
Дори да приемем, че цифрата е 10%, това ще доведе до спад на разходите, измерен в стотици хиляди евро за период от 12-18 месеца. Но това не е единствената област, в която ERP помага. Предвид факта, че българските компании не са използвали интегрирани софтуерни решения, възвръщаемостта от инвестицията в системата е в рамките на по-малко от година.
И ако се върнем отново на изначалния въпрос - можем ли да правим бизнес без ERP система в 21-ви век, отговорът е еднозначен. Не можем! Не можем да бъдем ефективни, гъвкави и конкурентни спрямо компаниите, които имат внедрени такива. Именно по тази причина не само в развитите пазари, но и в тези, с които се сравняваме – Унгария, Чехия и т.н. над 80% от средните фирми имат внедрени такива системи. Просто защото това е единственият начин да се задържат на пазара.

И няма по-добър момент за внедряване на ERP-система от настоящия. Защото компаниите имат държавата на своя страна. Защото има свободни ресурси, които да способстват за внедряването на ERP. Защото настоящият „кризисен” момент е важен за всяка една компания да остане и да бъде конкурентна на пазара!

 

Facebook коментари