Пътят към Европейския пазар на българските продукти и услуги изисква от фирмите да декларират и да докажат при одит от клиент или от трета независима страна съответствие на производствените си процеси с изискванията на съответния стандарт, действащата нормативна база в страната и хармонизираните европейски директиви. Обективното доказателство за изпълнение на изискванията на стандартите и нормативите е наличието и действието на съответната управленска система, която може да бъде сертифицирана. Интересът към въвеждането на управленски системи от страна на средните и малките фирми у нас постепенно се засилва, което наред с осъзнатата вътрешна потребност от въвеждане на по-добър порядък на работа се дължи и на външни фактори. Много често сериозните малки фирми се явяват доставчици и подизпълнители на значими и мощни производители на крайни изделия или комплектация за тях, включително и предназначени и поръчани от чуждестранни фирми. В редица браншове не е възможно дадена фирма да бъде доставчик или подизпълнител на големия производител, ако не е въведена, не се поддържа и не може да се демонстрира ефективна управленска система, която да бъде призната от съответния контрагент.
Управленските системи гарантират пред клиентите, че ще получат продукта, който са поръчали, с качеството, за което са заплатили достатъчно добра цена. Доволните клиенти купуват отново и водят нови клиенти, а тази проста формула е единственото условие за осигуряване съществуването на фирмата и разкриване на нови работни места. Управленските системи, изградени например на базата на действащите международни стандарти и спецификации, са предвидени за използване в следните ситуации: повишаване на конкурентоспособността на фирмата договорна ситуация между фирмата и клиента - клиентът изисква наличието на действаща/сертифицирана система за управление оценка и регистриране на системата на фирмата от определени нейни клиенти оценка, сертифициране и регистриране на системата на фирмата от независима сертификационна организация Решението за това, каква да бъде системата - на основата на един или повече стандарти и/или спецификации, дали да бъдат самостоятелни системи, или интегрирана система, зависи от следните главни критерии: Големината на предприятието Целите, които предприятието си поставя за решаване Заинтересованите от дейността на предприятието групи Продуктите, респективно услугите, както и свързаните с тях процеси При въвеждането на една или повече системи за управление, независимо дали на основа на предявени изисквания от клиенти, или поради поставени преди това специфични цели на предприятието, винаги трябва да се имат предвид общите му интереси. Методиката за изграждане на една управленска система включва няколко стъпки/етапи от дейности.
Първоначално трябва да се направи анализ на дейността на фирмата и съпоставяне с изискванията на съответните стандарти и нормативни документи. Анализът трябва да включи и оценка за изпълнението на съответните нормативни изисквания. На основа на анализа, като първа стъпка, висшето ръководство на фирмата трябва да определи и документира основните цели към постигането на които ще се насочат усилията при изграждането на управленската система. Установените цели още в самото начало на изграждане на системата трябва да се формулират в писмен документ - декларация/политика - от името на ръководителя на фирмата и да се предприемат мерки за популяризирането и довеждането им до най-широк кръг от сътрудници и работници. Информираността е един от инструментите за мотивиране на сътрудниците да приемат идеята и да се присъединят съзнателно и активно към изпълнението на предстоящите дейности.
Следващите действия трябва да бъдат насочени към установяване на персоналните отговорности и пълномощия за постигане на дефинираните цели. Необходимо е и персоналното определяне на упълномощения представител на ръководството по основните въпроси, включени в управленската система. Когато в дадена фирма се разработва интегрирана управленска система, се определят двама или повече упълномощени представители на ръководството, като персоналните отговорности и пълномощия се дефинират за всеки поотделно.
Всяка управленска система се базира на документацията, която съдържа: Наръчник/наръчници за управление; Процедури - основни и работни; Работни указания. Всички фирмени документи, включително документите от системата, трябва да бъдат управлявани. Иначе казано, за документите трябва да бъдат определени процедурите и отговорностите за разработване, проверка, одобряване, разпределение и изменение. Практическото изпълнение на управлението на документите се извършва чрез въвеждането им в матрица на документите, респективно на записите. Това се отнася също за заявяването и управлението на актуалността на важните за предприятието закони, наредби, правилници и др. с външен произход. Най-важният документ от управленската система е Наръчникът (или Наръчниците) за управление и съдържащата се в него политика по предмета на управленската система. За обема и изграждането на Наръчника няма общовалидни указания, тъй като всичко зависи от обема дейности и регламенти, които предприятието трябва да въведе. Втората стъпка е привеждането на отнасящите се за фирмата правила в прозрачни и пълни указания чрезазработване на необходимите документи за управление, както и използването на ефективни инструменти при ежедневната работа и пълното обхващане на управленските процеси. По същество описването в документацията дава взаимните връзки и влияние на изпълняваните дейности по отношение на продукта/услугата - от анализа на пазара, през осъществяването до завършването на цикъла.
Ползите на една фирма от въвеждането на система за управление
- Въвеждане на "прозрачност" и точно проследяване на производствените процеси във фирмата - Повишаване на личната отговорност на ръководния и изпълнителския персонал - Точно и ясно дефиниране на изискванията към входящите продукти и услуги, а оттам и към работата на доставчиците - Системата служи като доказателство пред контролни органи, че фирмата изпълнява законово установените изисквания на страната - Установяване на възможност за проследимост във всеки един от етапите на даден процес/продукт - Своевременно откриване на грешките и несъответствията в управлението, технологията, производството, отстраняване на възможностите за тяхното повторение - Непрекъснат контрол на ефективността на въвежданите управленски мероприятия и при необходимост - осъществявяне на коригиращи и превантивни действия.
При разработване на документацията трябва да се извърши точно насочване и обвързване със звената, за които се отнасят съответните документи, така че те от самото начало на работата да знаят задълженията си. Това е така, защото в отделите е Know-how за дейностите и те са в състояние да посочат потенциала и възможностите за подобрение.
Общата координация и подпомагането на специализираните отдели при разработването би трябвало да се правят от едно място. Тази координация поемат в повечето случаи пълномощниците за системите на управление, евентуално с помощта на външна организация. Своевременното и редовно информиране и обвързване на сътрудниците осигурява мотивацията им и води до по-висока ефективност на системите за управление. Наред с вътрешната комуникация трябва да се предвиди и външна, особено при въвеждането на система за управление на околната среда (напр.: отчети/доклади, декларации, дни на отворени врати, поддържане на връзка с компетентни външни служби).
За осигуряване на непрекъснатото подобрение на системата за управление, както и за съгласуване с променящите се изисквания, трябва да се вложи механизъм, който да въведе задължение за оценяване на ефективността на системата и въвеждане на коригиращи и превантивни мерки.
Системите за управление трябва да се оценяват най-малко един път в годината от висшето фирмено ръководство. То взима предвид вътрешното и външното развитие през последната година и предвижда корекции към политиката на управление, целите, както и към организацията на предприятието.
