Умение за определяне на приоритети в работата

Умението служителят да може сам да управлява работното си време става все по-ценно за ръководителя. Когато дейността на фирмата е с по-малък обхват, често задачите се определят на по-високо ниво в организацията и служителите получават конкретни задания, които трябва да изпълнят. Но при разрастване на дейността става невъзможно да се продължи с тази работна практика и се налага служителите и на по-ниско ниво в организацията да се научат да подреждат и да изпълняват задачите си по-важност.

Защо това умение ще повиши ефективността на служителите ви?

Времето на служителя е ограничено, а често задачите нямат край. Ефективното приоритизиране помага на служителя:

•  Да разграничи приоритетните задачи от тези, които търпят отлагане.
•  Да намали стреса на работното място.
•  Да подреди работния си график, така че да постигне максимална ефективност съобразно поставените задачи и личните си знания и умения.
•  Да постигне не само по-добри резултати за фирмата, но и по-висока лична удовлетвореност.
•  Да постига ключовите за длъжността си резултати и да дава истински принос към екипа.
•  Да повиши приноса си за постигане целите на фирмата.

Да научим служителите да работят според приоритетите на фирмата - няколко стъпки, за реализиране на практика:

За да се постигне по-добро управление на времето първо трябва да се постави основата:

• Да се изяснят целите на длъжността на служителя, около които да се определят задачите, съответно и приоритетите. Да е ясно как тази задача ще доведе до постигане на целите на длъжността.
• Служителят много добре да разбира какви са целите, които се очаква да постига на длъжността си и чак след това да се учи да преценява кои задачи са му по-важни и кои не чак толкова.
• Да се изгради традиция за редовно препотвърждаване на приоритетите в работата между служител и ръководител.

Да подредим задачите по важност - първи стъпки в определянето на приоритети

• Срок за изпълнение на задачата.
•  Задачата е част от проект и от нейното изпълнение зависи работата на други хора (звена) във фирмата.
•  Полза от задачата за крайния резултат от проекта и др.

Съществуват различни подходи как да се определи степента на важност на работните задачи, които могат да се групират, като се придържа към условието:

Дейности група А - в тази група попадат задачите, които не търпят отлагане. Това, са задачи които обикновено имат директен принос към постигане на обща цел, проект, за които има притискащ краен срок и др.

Дейности група В - в нея се поставят дейност, които са важни, но могат да бъдат отложени, без това да навреди на крайния резултат от задачата, на колега, който очаква да приключим и т.н.

Дейности група С - обърнете внимание тук! Това са задачи, които често изяждат времето на работещия, без да носят каквато и да е полза.

Когато списъкът със задачи на служителят е готов, разгледайте го заедно и преценете доколко се е справил със задачата и съответно коригирайте пропуските. След като служителят придобие умения за съставяне на листа с приоритетните задачи е добре да премине към планиране на изпълнението им. В повечето случаи е невъзможно да се изпълняват само задачи от група А, т.е. задачи с най-голям приоритет. Обикновено се налага да се движат паралелно няколко задачи. Затова най-ефективно е служителят да си прави план за работа, така че в края на седмицата или месеца да сте постигнали желаните резултати.

В началото няма да бъде лесно. Служителите нямат вашата управленска информация и опит, не могат да обвържат изпълнението и резултатите от конкретната задача с постигане целите на фирмата и съответно да преценят нейната важност. Но с ваша помощ ще придобият опит.

Дали времето наистина не стига?

Времето е ценен ресурс и колкото и добре да сме си приоритизирали задачите, ако не го ценим (и пестим) пак няма да ни се получи. Една техника може да помогне, за да се открият най-съществените причини за загуба на време. Служителите могат да си водят работен дневник за известно време (примерно седмица) и да записват всичко, което им се случва по време на работния ден и какво време им е отнела всяка отделна дейност. Понякога неусетно прекарваме голяма част от времето си в извършване на не толкова съществени дейности и накрая времето е отлетяло.

Предложете на служителите си самостоятелно да анализират как могат да премахнат или поне да ограничат дейностите от група С, за да увеличат времето за изпълнение на важните задачи. Попитайте служителя дали е решил как ще намали съдържанието на последната колона.

В началото подпомагайте вашите служители при определяне на приоритетните им задачи. По този начин те ще се запознаят с аргументите ви защо една задача е приоритетна, а друга не чак толкова, с кои фактори се съобразявате при определяне на приоритетите и т.н. При съвместната ви работа им дайте възможност да ви задават въпроси по отношение на приоритетите. Помогнете на служителите ви да осъзнаят, че вършенето на неприоритетна работа се отразява не само на личните им задачи (например неизпълнени крайни срокове), но и вреди на работата на колега, или на фирмата като цяло.

Усвояването на умение от такъв тип не е толкова лесно и изисква време, за да може служителят да придобие увереност, че може са справи с тази задача. Чрез подходящи обучения популярни най-вече под наименованието „Управление на времето” служителите повишават, както личната си ефективност и продуктивност, а когато това се извършва в правилната посока се постигат и по-бързо и лесно целите на фирмата.