Преди десетина години се смяташе, че хартиените книги ще изчезнат. Изобщо, хартията ще изчезне от живота ни, документооборотът ще стане дигитален и хартиените носители на информация ще излязат от употреба, както много други отживелици. Поне засега това не се случва. Хартиените книги са във възход, документите в банките на 90% са хартиени, дори ако са вкарани в някакви бази, пак ги принтират, за да ги подпишеш или да ги приложат към даден документ - така е поне в банката, където аз съм клиент. Освен тази заблуда с хартията, имаше още една - че поради удобството на мобилната връзка хората почти ще престанат да пишат и ще настъпи ерата на гласовата и видео комуникация. В последно време наблюдаваме възход на писмената комуникация във всякакви форми - от мейли между колеги до писане в чатове между тийнейджърите.
За разлика от преди, хората все повече използват писмената комуникация за всякакви цели. Преди векове и дори десетилетия, ефективността на комуникацията се определяше предимно от бързината й. В наши дни ефективността се определя преди всичко от качеството й - защото скоростта вече е толкова висока, че колкото и по-голяма да стане, това няма да е от значение в ежедневието на хората. Колкото повече се увеличава скоростта, толкова по-важно става качеството по отношение на ефективността на комуникацията.
Какво всъщност е ефективността на комуникацията и как да разберем дали тя е постигната? Много просто - резултатът от една комуникация се базира не върху предаденото от първоизточника, а върху разбраното от приемащия информацията и започващият действие. Така че "ама аз му казах, той не ме е разбрал" е чисто и просто опит за прехвърляне на отговорност и нищо друго.
През последната седмица се сблъсках с два различни случая, при които неправилно формулирани послания в мейл писма до всички в компанията направо разрушиха екипите. Ефективността рязко се понижи, всички буквално спряха работа, пиеха кафета по ъглите и тихо обсъждаха какво се случва и какво им предстои. Мотивацията за работа спадна под нулата и това само заради едно неправилно структурирано мейл и неподходящия тон, с който беше написано. Независимо от последващите мейли и опровержения, ще отнеме седмици да се отстранят щетите от това и да се възстанови доверието в екипа.
Мигновената скорост на комуникацията в момента се превръща в кинжал нож две остриета и често острието е насочено към изпращача, като се изцапва с кръв. Изпратеното без да се обмисли или с направена грешка съобщение стига до всички след секунда или дори да е изпратено само до няколко човека от екипа, после може да бъде препратено до всички за още една секунда. Просто нямаме време да „върнем“ посланието, да помолим някой на другия край на жицата да вземе факса и да го скъса, да изгори писмото, преди да е стигнало там, където вече не трябва и т.н. Приказката на човечето от популярното предаване "Няма време" е повече от актуална в дистанционната комуникация в наши дни.
Много е важно да се осъзнае, че това, което казваме вербално на лична среща, се "акомпанира" с мимики, усмивки на лицето и интонация. Всичко това обаче изчезва при писмената комуникация и съответно изказът става груб. Затова, ако четете писма от преди сто години, те са написани много внимателно по един доста уважителен и даже бих казал претенциозен начин. Тази изключителна вежливост е била с цел да не обиди кореспондента. Липсата на невербална комуникация при писането ни въвлича в една много деликатна среда. Най-лесно е да засегнеш даден колега, ако му пишеш така, както му говориш. Написаното звучи по-грубо от изреченото и това е един от основните проблеми в съвременната комуникация. Затова трябва постоянно да мислим как да "разкрасим" комуникацията си с усмивки и позитивни думички, за да можем да компенсираме евентуалната грубост, която сме закопали, без да искаме в един или друг израз или сравнение.
Но и тук трябва да имате култура и познания, защото в чатовете, например, едно е значението на черно сърце, друго е на синьо и трето на червено. Бъдете внимателни с пръста лайк, защото в края на комуникацията често този знак има негативна конотация, в смисъл на "хайде чао, сега нямам време за теб", а два пръста един след други са направо "разкарай ми се от главата в момента". Символите, които използваме, за да си спестим написването на една или друга дума, могат да ни изиграят лоша шега. Те могат да имат различна интерпретация от различните кореспонденти в комуникацията.
Внимавайте как пишете, словото е най-опасното оръжие и това е известно от хилядолетия. Внимавайте как и на кого пращате мейли, съобщения и дори снимки! Съвременната скорост на комуникация е безпощадна преди всичко за изпращача.
